İstediğimiz işlemleri outlook'a otomatik yaptırmak için kural veya kurallar tanımlamamız gerekir.Bu kurallar siz mail alırken outlook maillerin inbox'a düşürmeden sizin için filtreler.Kuralların avantajları olduğu gibi dezavantajlarıda vardır.Birden fazla kural oluşturabiliriz.Ama oluşturduğumuz her kural bizim outlook performansını düşürecektir.
Kurallar nasıl yapılır;
İlk olarak kural oluşturacağımız mail'i seçiyoruz.
Seçimi yaptıktan sonra , ribbon menüsündeki rules düğmesine basıyoruz .Aşağıya açılan menüde create rule komutunu veriyoruz.
Bu komutu verdikten sonra karşımıza yukarıdaki ekran çıkıcaktır.Burada bizi ilgilendiren şuan için 1. kutucuk olan "From" ve en son kutucuk "move the item in folder" 'dır. From'dan sonra yazanlar seçtiğiniz mail'in adresi olucaktır.Yani bu kutucuğu seçersek kuralın nasıl başlıyacağını belirtiyoruz.
En alttaki kutucuk ise ne yapılacağını belirten kural.Kuralı açıklarsak "Şu adresten gelen mail'leri Deleted Items" içine aktar.
Eğer mail'i deleted folder'a değilde herhangibir başka yere mesela sizin oluşturduğunuz bir klasöre taşımak için select folder düğmesine basıyoruz.Karşımıza yukarıdaki ekran çıkar ve istediğimiz klasörü seçebiliriz.
Eğer taşıma işlemi dışında başka işlemler de yaptırmak isterseniz.Advaced Options düğmesine basarsanız karşınıza yukarıdaki ekran gelicektir.Bu ekranda size uyan seçenekleri seçerek kuralınızı kendinize görede düzenleyebilirsiniz.
Artık kuralımızı oluşturmada son aşamaya geldik.Ok düğmesine bastığımızda , karşımıza yukarıdaki mesaj ve kutucuk gelicektir.Mesaj'da kuralın oluşturulduğu Eğer kutucuğu işaretlerseniz hemen kuralı uygulamaya geçirceği var olan mailleri kontrol ediceğini ve kuralları uyguluyacağını ifade ediyor.İşaretlemeden ok derseniz kural uluşturulduktan sonra gelen maillere bu kurala uyguluyacağını anlatır. Her zaman ki gibi aklınıza takılan veya yardım almak istediğiniz bir konu var ise sorularınıza açığım .
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder