26 Ocak 2012 Perşembe

Outlook 2010 ile kural oluşturmak.

            Çoğu Outlook  kullanıcısı hergün inbox'ına düşen gerekli gereksiz bütün mailleri temizlemek veya düzenlemek için büyük zaman harcamaktadır.Aslında bunu daha kolay hale getirmenin ve bu gereksiz zaman kaybını outlook'a otomatik yaptırabiliyoruz.

           İstediğimiz işlemleri outlook'a otomatik yaptırmak için kural veya kurallar tanımlamamız gerekir.Bu kurallar siz mail alırken outlook maillerin inbox'a düşürmeden sizin için filtreler.Kuralların avantajları olduğu gibi dezavantajlarıda vardır.Birden fazla kural oluşturabiliriz.Ama oluşturduğumuz her kural bizim outlook performansını düşürecektir.

Kurallar nasıl yapılır;








İlk olarak kural oluşturacağımız mail'i seçiyoruz.







Seçimi yaptıktan sonra , ribbon menüsündeki rules düğmesine basıyoruz .Aşağıya açılan menüde create rule komutunu veriyoruz.


Bu komutu verdikten sonra karşımıza yukarıdaki ekran  çıkıcaktır.Burada bizi ilgilendiren şuan için 1. kutucuk olan "From" ve en son kutucuk "move the item in folder" 'dır. From'dan sonra yazanlar seçtiğiniz mail'in adresi olucaktır.Yani bu kutucuğu seçersek kuralın nasıl başlıyacağını belirtiyoruz.
En alttaki kutucuk ise ne yapılacağını belirten kural.Kuralı açıklarsak "Şu adresten gelen mail'leri Deleted Items" içine aktar.


Eğer mail'i deleted folder'a değilde herhangibir başka yere mesela sizin oluşturduğunuz bir klasöre taşımak için select folder   düğmesine basıyoruz.Karşımıza yukarıdaki ekran çıkar ve istediğimiz klasörü seçebiliriz.


Eğer taşıma işlemi dışında başka işlemler de yaptırmak isterseniz.Advaced Options düğmesine basarsanız karşınıza yukarıdaki ekran gelicektir.Bu ekranda size uyan seçenekleri seçerek kuralınızı kendinize görede düzenleyebilirsiniz.

Artık kuralımızı oluşturmada son aşamaya geldik.Ok düğmesine bastığımızda , karşımıza yukarıdaki mesaj ve kutucuk gelicektir.Mesaj'da kuralın oluşturulduğu Eğer kutucuğu işaretlerseniz hemen kuralı uygulamaya geçirceği var olan mailleri kontrol ediceğini ve kuralları uyguluyacağını ifade ediyor.İşaretlemeden ok derseniz kural uluşturulduktan sonra gelen maillere bu kurala uyguluyacağını anlatır. Her zaman ki gibi aklınıza takılan veya yardım almak istediğiniz bir konu var ise sorularınıza açığım .




18 Ocak 2012 Çarşamba

Office 2010 ile Dosyalarınızı PDF yapmak ,şifrelemek ve yollamak

Office 2010 sürümüyle hayatımıza birçok kolaylık getirdi.Bunlardan biride pdf dosya formadı.Pdf dosya formadı Adobe firması tarafından geliştirilmiş , web üzerinde ve bilgisayar ortamında güvenlik için en çok tercih edilen dosya formatıdır.

Microsoft firması da kendi office programlarının pdf ortamına geçişini kolaylaştırmak için kendi programının içine pdf uzantısı için eklentiler koymuş.
Şimdi bunların nasıl yapılacağını anlatıcam.
Yapıcağım işlemi Office Word üzerinde gerçekleştirdim ama bütün office programlarında aynı şekilde yapılmaktadır.

İlk olarak size Word dosyasının nasıl PDF formatına çevrileceğinden bahseticem.Word dosyamızı açıyoruz.En soldaki file menü'sünden Save As komutunu veriyoruz.Karşımıza aşağıdaki ekran gelicek.



    Bu ekran da dosyamızın nereye kaydedileceği soruluyor. File Name Kısmına dosyamızın ismi yazılır.Burda office kolaylık olsun diye ilk paragraftaki bir kelimeyi dosya ismi olarak seçiyor.Esas bizi ilgilendiren kısmı Save As Type Kısmı burda dosyamızın dönüşebileceği dosya tipleri mevcut bunların içinde PDF dosya tipini seçerseniz ve save tuşuna basarsanız .Mevcut Word dosyanızın artık bir PDF kopyası oluşur.

Office uygulamaları ile uğraşan pek çok kullanıcı Word dosyaları ile yaptıkları dökümanları PDF formatına çevirip mail atmak ister.Bu uygulamayıda tek adımda halledebiliyorsunuz artık .

















Bu ekranda da gördüğünüz gibi file menüsü altında  Save & Send menüsü altında  Send as PDF seçeneğini seçerseniz.

Direk olarak mail ekranı gelir ve ekinde PDF formatına dönüştürülmüş dosyanız bulunur.





















Mail ekranın Görüntüsü yukarıdaki gibi oluşur.
Şimdi diğer bir konu bu yaptığımız PDF dosylarının şifreleme işlemi.
Birçok firma anlaşmalarını veya gizlilik derecesi yüksek bilgilerini şifrelemek ister.Bunun  içinde PDF formatı bu hizmeti sağlamaktadır.Bunu Office ortamında naısl yapıcağımızı göstericem şimdi.





Yine File menüsü altında Save&Send komut altında Create PDF/XPS Documents altında Create PDF/XPS  tuşuna basıyoruz.


Bir önceki PDF formatına dönüştürme işlemine benzer bir ekran karşımıza geliyor.Şifre vericeğimiz için bu ekrandaki Options... tuşuna basıyoruz.


Bu tuşa bastıktan sonra karşımıza yukarında ki ekran gelicek. PDF options bölümünde, Encrypt the document with a password seçeneğini işaretleyip Ok tuşuna basarsanız dosyamıza şifre koyma ekranı karşımıza gelicek.



Bu ekranda şifremizi iki kere yazıp Ok Tuşuna basıyoruz.Vericeğiniz şifre 6 ile 32 karakter arasında olmalıdır.

En son olarak Publish tuşuna bastığınızda PDF dosyanızın şifrelerndiğini ve şifre verilmeden girilmediğini görüceksiniz.
  

3 Ocak 2012 Salı

Office 2010 Kısa Yolları Erişimleri

IT 'ciler için bir programın güncellenmesi veya kökten değiştirilmesi her zaman problem yaratır ve yaratmıştırda.Bunun en byük örneğide Microsoft Office 2007  ile başlayan Ribbon menü görselidir.










Standar menü özelliğinin kaldırılmasıyla beraber kullanıcılar büyük bir süprizle karşılaştılar.
Daha önce kullandıkları menüler yok olmasada şekil değiştirmiş ve aradıkları menülere ulaşamadıkları için zaman kayıpları artmıştır ve performans düşüklüğü çoğalmıştır.

Bu yazımızda Office Ribbon menüsünde kısa yolların nasıl çalıştığı ile ilgili bilgi vericem.

ilk olarak şunu söylemek gerekirse mevcut kullandığımız windows işletim sistemi içinde geçerli olan
ctrl+c(kopyala),ctrl+v(yapıştır) ,ctrl+p(yazdır) gibi komutların hepsi aynı şekilde çalışmaktadır.


Ribbon araç çubuğunda kısa yollara erişebilmek için alt tuşuna basarız ve menüler üzerinde temsili kısa yollar karşımıza çıkar.Bu kısa yollar ekranda gözükürken herhangi birine basmamız o menüye gitmemizi kolaylaştıracaktır.


 Yukarıdaki resimde gördüğünüz gibi insert menüsüne gidildi eğer alt menüsü var ise oda işaretlenmiştir ve  o harfe veya sayıya bastığınızda o menüye erişeceksiniz.Böylece fare kullanmadan menülerin kısa yollarını ezberleyerek daha hızlı erişim sağlamış oluruz.